Johdon auditointia tulisi tehdä säännöllisesti
Perinteisesti auditointeja on toteutettu muutostilanteissa. Johtotiimin osaamisen kartoittaminen ja auditointi kuuluu vastuulliseen johtamiseen ja sen tulisi olla säännöllisesti toteutettava kehittämisen työkalu. Nopeasti muuttuvat tilanteet haastavat ylintä johtoa reagoimaan ja toimimaan uudella tavalla. Ylimmän johdon rooli ja vastuu muutosten eteenpäin viennissä on korostunut ja vaikutuskentältään valtava.
– Tehokkuutta tulee heti lisää, kun aidosti tunnistetaan nykytilanne ja asetetaan selkeät kehittämisen painopisteet toiminnalle, sanoo Minnariikka Rajala.
– Johdon oikeuksiin kuuluu säännöllinen oman toiminnan evaluointi, jotta ajankäyttö kohdentuu strategian kannalta juuri oikeisiin asioihin. Omaa kehittymistä on tietoisesti koko ajan johdettava ja uudistettava jotta organisaatia vastaa ympäristöstä tulleisiin muutoksiin ketterästi.
LUOTETTAVUUS PERUSTUU MITATTUUN DATAAN
Johdon auditointi käynnistyy syvällisellä teemahaastattelulla hallituksen puheenjohtajan sekä toimitusjohtajan kanssa. Keskustelussa käydään yrityksen tilannetta läpi, sen strategisia suuntia, painotuksia ja haasteita. Painopiste on tulevaisuuden onnistumisen rakentamiseen vaadituissa elementeissä, osaamisessa ja resursoinnissa.
On tärkeää tietää, mikä on organisaatiossa vallitseva käsitys johdon toiminnasta. Nykytilanteen analysoimiseksi käytössä on tekoälyä hyödyntävä Delficon Insight -työkalu joka tuo kirkkaan näkymän organisaation tunnelmiin ja puhuntoihin. Corona aikana tehty tuotekehitys on tuonut valtavan lisäarvon ja syvyyden johdon auditointiprosessille. Mikään toiminta ei tapahdu tyhjiössä vaan sen osat kaikki ovat sidoksissa toisiinsa eli systeemiin. Johdon tulee ymmärtää oman toimintansa laajat heijastuspinnat. Mutu-tuntuma poistuu ja tilalle tulee faktaa tutkitun datan pohjalta, sanoo Minnariikka.
Projekti aikataulutetaan tarkoin, viestintäsuunnitelma laaditaan ja sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa. Yksilölliset arvioinnit ja niissä käytettävät arviointityökalut valitaan tapauskohtaisesti tarpeet ja painotukset huomioiden.
NÄKEMYKSIÄ TOIMITUSJOHTAJALLE JA HALLITUKSELLE
Jokaisessa toteutetussa auditointiprosessissa on saatu paljon uutta ja arvokasta informaatiota. Tutkimustulokset käydään jokaisen arvioitavan kanssa henkilökohtaisesti läpi omassa henkilökohtaisessa valmentavassa palautetilaisuudessa. Palautteessa kohdennetaan huomio vahvuuksiin sekä yrityksen tuloksellisuuden kannalta nousseisiin vaateisiin tai mahdollisiin puutteisiin.
– Luottamuksellinen keskustelu ja tulosten läpikäynti on keskeinen osa prosessia. Tämän jälkeen on selkeä näkemys siitä, mihin asioihin tulee omassa johtamisessa keskittyä kiteyttää Minnariikka Rajala .
– Hallituksen puheenjohtajalla tulee olla selkeä ja todenmukainen näkemys sitä, mitä yrityksessä ja organisaatiossa aidosti tapahtuu. Vain sen kautta pystyy hallitus tukemaan johtoa omassa toiminnassaan parhaalla mahdollisella tavalla.
– Minnariikka kertoo juuri päättyneestä prosessista:”Kuten edellinen audit-prosessin tilannut hallituksen puheenjohtaja asian kiteyttikin: Tämä tulisi olla säännöllinen ja johtamisjärjestelmään kiinteästi liittyvä prosessi. Silmät aukenivat”